第一條 為提高藥品監(jiān)督管理的質(zhì)量和水平，規(guī)范行政案件檔案管理，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)定。
第二條 本辦法適用于梧州市食品藥品監(jiān)督管理局及所屬機(jī)構(gòu)的行政案件檔案管理工作。
第三條 本規(guī)定所稱藥品監(jiān)督管理行政案件檔案，包括行政處罰、行政復(fù)議、行政應(yīng)訴和行政賠償案件的檔案。
第四條 藥品監(jiān)督管理行政案件檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。行政處罰案卷由辦公室檔案人員和稽查人員負(fù)責(zé)整理歸檔，由稽查機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中管理；行政復(fù)議、行政應(yīng)訴和行政賠償?shù)陌妇碛煞ㄖ茩C(jī)構(gòu)的專職或者兼職人員負(fù)責(zé)整理歸檔，由法制機(jī)構(gòu)的專職或者兼職人員負(fù)責(zé)集中管理。
第五條 案件承辦人員從受理案件開始，應(yīng)當(dāng)收集有關(guān)本案的各種材料，并按案件辦理程序保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，做到案結(jié)卷成。藥品監(jiān)督管理行政案件的各種材料均應(yīng)歸檔。
第六條 藥品監(jiān)督管理行政案件采取一案一卷或者一案兩卷（多卷）的方法立卷。材料少的案卷立一卷；材料多的案卷，視文件材料的公開性與否分為正卷和副卷。
第七條 本年度立案，次年度結(jié)案的，在結(jié)案年立卷。
第八條 適用一般程序、聽證程序的行政處罰案件檔案，自處罰決定書送達(dá)之日滿90日尚未發(fā)生行政復(fù)議、行政應(yīng)訴的，應(yīng)當(dāng)自此10日內(nèi)完成立卷工作。
適用簡(jiǎn)易程序的處罰案件檔案，應(yīng)當(dāng)按時(shí)間順序年度集中匯集成卷。
第九條 當(dāng)事人因?qū)π姓幜P決定不服而申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟、因合法權(quán)益受到侵害而依法提出賠償請(qǐng)求的，在復(fù)議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書下達(dá)并結(jié)案10日內(nèi)，將本案行政處罰、行政復(fù)議、行政應(yīng)訴和行政賠償所有材料一起立卷。
第十條 復(fù)議機(jī)構(gòu)受理的復(fù)議案件的案卷，應(yīng)當(dāng)自復(fù)議決定書生效之日起10日內(nèi)完成立卷工作；對(duì)復(fù)議決定書不服提起行政訴訟的，應(yīng)當(dāng)自判（裁）決書生效后10日內(nèi)完成立卷工作。
第十一條 卷內(nèi)材料將行政處罰決定書、復(fù)議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書放在首頁(yè)，其他材料按案件辦理持續(xù)排列。具體順序?yàn)椋?/p>
1、卷宗封面
2、案卷目錄
3、行政處罰決定書
4、舉報(bào)登記表
5、藥品抽樣記錄及憑證/藥品檢驗(yàn)報(bào)告書
6、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄
7、先行登記保存物品審批表
8、先行登記保存物品通知書
9、查封（扣押）物品審批表
10、查封扣押物品通知書
11、（ ）物品清單
12、立案申請(qǐng)表
13、書證、物證等證據(jù)材料
14、行政處理通知書
15、責(zé)令改正通知書
16、調(diào)查筆錄
17、案件終結(jié)報(bào)告
18、案件合議記錄
19、解除先行登記保存物品通知書
20、解除查封扣押物品通知書
21、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告及其批示件
22、案件移送審批表
23、案件移送書
24、撤案審批表
25、案件核審表
26、行政處罰事先告知書
27、陳述申辯筆錄
28、聽證告知書
29、當(dāng)事人聽證申請(qǐng)書（口頭申請(qǐng)記錄）
30、聽證通知書
31、聽證筆錄
32、聽證意見書
33、案件討論記錄
34、藥品監(jiān)督行政處罰審批表
35、沒收藥（物）品憑證
36、送達(dá)回執(zhí)
37、沒收物品處理審批表
38、沒收物品處理清單
38、沒收物品處理記錄
39、延（分）期繳納罰沒款申請(qǐng)書
40、延（分）期繳納罰沒款合議記錄
41、延（分）期繳納罰沒款審批表
42、延（分）期繳納罰沒款通知書
43、延（分）期繳納罰沒款保證書
44、行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書
45、罰沒款收據(jù)
46、行政處罰結(jié)案報(bào)告
47、其他需要立卷的文書材料
48、證物袋
49、備考表
第十二條 詢問筆錄按時(shí)間前后排列。如被詢問的當(dāng)事人在兩人以上，應(yīng)當(dāng)視其在違法活動(dòng)中所處的主次地位排列。
第十三條 聲像材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存放卷盒、像冊(cè)中，聲像材料應(yīng)用文字注明攝像或者錄像的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
第十四條 立卷歸檔的材料必須是用復(fù)印、鉛印或者用藍(lán)黑、碳素墨水書寫。復(fù)寫和傳真的材料必須制成影（復(fù)）印件。
第十五條 歸檔的文書材料，必須齊全完整。
第十六條 案卷裝訂一律使用棉線繩，采用三孔一線方法裝訂。
第十七條 卷內(nèi)文書材料按以下要求整理：
1、文書材料要去金屬物；
2、破損的文件應(yīng)當(dāng)裱糊，字跡擴(kuò)散的應(yīng)當(dāng)修復(fù)和復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面；
3、文書或證據(jù)材料不足A4紙大的，應(yīng)用A4紙襯托粘貼；
4、信封打開平放，保留郵票；
第十八條 以卷為單位，對(duì)卷內(nèi)文件逐頁(yè)在有文字的正面的右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)號(hào)。
第十九條 以卷為單位編制卷內(nèi)目錄。按照要求，逐項(xiàng)認(rèn)真填寫順序號(hào)、文件名稱、頁(yè)號(hào)等文件沒有標(biāo)題或者標(biāo)題不明確的，要另擬標(biāo)題，文件責(zé)任者、時(shí)間不清楚的，要查清楚后填入，并備注說明。
第二十條 案卷封皮可使用特制的耐磨損的紙張，并具體寫明處罰決定書或者復(fù)議決定書文號(hào)、案由、立案或者受理時(shí)間、承辦人、立卷人、歸檔時(shí)間、保存期限及歸檔資料的件數(shù)和頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。
第二十一條 卷宗根據(jù)以下規(guī)定劃分保管期限。保管期限設(shè)永久、長(zhǎng)期（15年）、短期（5年）三種。
永久：罰沒款在5萬元以上或者構(gòu)成犯罪，依法被司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任的案件案卷；
長(zhǎng)期：適用聽證程序的案件案卷；
短期：適用一般程序（不含聽證程序）和簡(jiǎn)易程序的案件案卷。
第二十二條 行政案件檔案應(yīng)編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具。
第二十三條 建立檔案利用工作制度。確定借閱范圍、批準(zhǔn)手續(xù)。
第二十四條 對(duì)需移交其他藥品監(jiān)督管理機(jī)關(guān)、其他行政執(zhí)法部門以及需移交司法機(jī)關(guān)處理的案件，應(yīng)將案件有關(guān)資料原件移送有關(guān)部門，復(fù)印件存原辦案單位。
第二十五條 根據(jù)國(guó)家規(guī)定，和其他門類檔案一起定期移交各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。
第二十六條 保管期滿，失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀。
第二十七條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。
二〇〇五年七月八日 | 
